Hochzeitslocation & Catering: Warum die schönste Location am Ende die teuerste sein kann
Seien wir ehrlich: Niemand erinnert sich in zehn Jahren an die Farbe der Servietten.
Auch das Kleid verschwimmt irgendwann. Und der Blumenschmuck? Der war schön, ja. Aber wie genau er aussah, weiß keiner mehr.
Woran sich deine Gäste erinnern, ist das Gefühl. Wars ein schöner Ort? Hat das Essen geschmeckt? War der Service aufmerksam? Genau diese drei Dinge bleiben hängen. Und deshalb gehören Location und Catering zusammen. Sie sind gleich wichtig, und sie hängen enger zusammen, als die meisten Brautpaare beim Planen denken.
Erst die Location, dann das Catering? Nicht ganz.
Bei den meisten Paaren läuft es so: Zuerst wird die Location gebucht, weil sie so schnell ausgebucht ist. Danach kommt der Caterer. Klingt logisch, hat aber einen Haken.
Viele Locations arbeiten mit fixen Caterern zusammen. Dann gibts keine freie Wahl. Du nimmst, was das Haus vorgibt, zu dem Preis, den das Haus vorgibt. Wenn dir gutes Essen wichtig ist (und das ist es vermutlich, sonst würdest du das hier nicht lesen), dann frag das vor der Zusage ab:
- Darf ich mir den Caterer selbst aussuchen?
- Gibt es eine Liste empfohlener Caterer, oder ist es ein einziger?
- Fallen Gebühren an, wenn ein externer Caterer kommt?
Wer das erst nach der Anzahlung erfährt, hat ein Problem. Ein schönes Problem im schönen Garten, aber ein Problem.
Der Garten ist traumhaft. Die Küche gibt es nicht.
Jetzt wird's praktisch. Ich sehe als Caterin immer wieder Locations, die auf den Fotos fantastisch aussehen: ein wunderschöner Festsaal, ein Garten wie aus dem Bilderbuch. Und dann stehen wir dort und stellen fest:
- keine Schank
- keine Kühlmöglichkeit
- keine Gastronomieküche
Das heißt nicht, dass es nicht geht. Es geht immer irgendwie. Aber: Alles, was die Location nicht hat, muss der Caterer mitbringen. Kühlung, Kochequipment, Arbeitsflächen, Geräte, Geschirr-Logistik. Das alles muss transportiert, aufgebaut, betrieben und wieder abgebaut werden. Das kostet Zeit, Personal und Geld, und das landet logischerweise in der Rechnung.
Dann ist die vermeintlich günstige Location plötzlich gar nicht mehr günstig. Du hast bei der Miete gespart und zahlst das Doppelte beim Catering. Unterm Strich kommt dasselbe raus, nur fühlt es sich beim Unterschreiben ganz anders an.
Das unterschätzte Thema: Strom
Wenn ich eine einzige Sache nennen müsste, die bei Locations regelmäßig unterschätzt wird, dann ist es der Strom.
Ein ordentliches Menü braucht Energie: Öfen, Kühlgeräte, Wärmegeräte, Spülmaschinen, Kaffeemaschinen. Und das alles gleichzeitig. Viele Locations (vor allem charmante, ältere, ländliche) haben schlicht zu wenig Leistung. Dann fliegt die Sicherung, genau wenn das Hauptgericht fertig werden soll. Das will keiner erleben, am wenigsten das Brautpaar.
Deshalb meine Bitte: Frag bei der Besichtigung nach, wie viel Strom vor Ort zur Verfügung steht, und lass den Caterer das auch unbedingt anschauen. Ein kurzer Check vorher erspart dir Nerven am schönsten Tag.
Wenn die Anfahrt lang ist, muss alles mit
Ein Beispiel aus der Praxis: Die Location liegt eineinhalb Stunden von unserer Küche entfernt. Eine warme Anlieferung von Essen ist da keine Option. Wer will schon ein Menü, das eine Stunde im Auto war?
Gerade wenn du eine Betreuung über den ganzen Tag möchtest, von Agape über das Buffet bis zum Abend, muss vor Ort wirklich gekocht, angerichtet und serviert werden. Und dafür braucht es eine funktionierende Infrastruktur oder eben das komplette Equipment im Gepäck.
Ohne Küche wird die Menüauswahl kleiner
Noch ein Punkt, der gern übersehen wird: Je weniger die Location hergibt, desto eingeschränkter ist, was überhaupt möglich ist.
Ohne Gastronomieküche sind manche Gerichte schlicht nicht machbar. Was frisch im Ofen zubereitet werden muss, geht dann vielleicht nicht. Was vorbereitet werden kann, geht. Das Menü, das du dir gewünscht hast, und das Menü, das vor Ort realistisch ist, sind dann nicht immer dasselbe.
Mit einer gut ausgestatteten Küche hat dein Caterer dagegen alle Freiheiten. Mehr Auswahl, mehr Frische, weniger Kompromisse.
Teuer ist nicht gleich teuer
Der Gedanke, den ich dir mitgeben möchte:
Eine Location, die auf den ersten Blick teuer wirkt, kann am Ende die günstigere Lösung sein. Wenn sie komplett ausgestattet ist, bringt der Caterer weniger mit, braucht weniger Personal für Auf- und Abbau, und das Catering wird vergleichsweise günstiger.
Und umgekehrt: Die günstige Location ohne alles ist oft die teure.
Es geht nicht darum, die Miete zu vergleichen. Es geht um die Gesamtrechnung: Location plus Catering plus alles, was zusätzlich organisiert und herangekarrt werden muss.
Deine Checkliste für die Besichtigung
Nimm dir diese Fragen mit, wenn du dir eine Location ansiehst:
- Caterer: Freie Wahl, Empfehlungsliste oder fixer Partner?
- Küche: Gibt es eine Gastronomieküche? Was ist an Geräten vorhanden?
- Kühlung: Kühlräume oder Kühlschränke in ausreichender Größe?
- Schank: Gibt es eine fixe Schank und einen Gläserspüler?
- Strom: Wie viel Leistung steht zur Verfügung? Gibt es Starkstrom?
- Wasser & Abwasser: Fließwasser, Spülmöglichkeit, Entsorgung?
- Zufahrt & Anlieferung: Wie kommt der Caterer mit Fahrzeug und Equipment hin?
- Räume für das Team: Gibt es einen Bereich zum Vorbereiten, abseits der Gäste?
- Schlechtwetter-Plan: Was passiert bei Regen mit Agape, Buffet und Aufbau?
- Zusatzkosten: Verlangt die Location eine Gebühr, wenn ein externer Caterer kommt? Was kostet die Endreinigung, und ist sie im Preis enthalten? Gibt es einen Mindestumsatz? Diese Posten stehen oft im Kleingedruckten und fallen in der Gesamtrechnung ordentlich ins Gewicht.
Mein Rat
Bring deinen Caterer früh ins Gespräch, am besten schon, bevor du dich endgültig für eine Location entscheidest. Du musst ihn dafür nicht zu jeder Besichtigung mitschleppen, das wäre auch ein bisschen viel verlangt.
Wenn du schon weißt, welchen Caterer du möchtest, dann frag einfach bei den Locations nach ihm. Die meisten Locations kennen die Caterer in der Region und wissen genau, was bei ihnen umsetzbar ist: wo es eng wird, was an Ausstattung da ist und was mitgebracht werden muss. Und umgekehrt kann dir dein Caterer schon anhand von Fotos, Grundriss und ein paar Eckdaten (Küche, Strom, Zufahrt) sagen, ob etwas funktioniert und was es dich am Ende wirklich kostet.
Denn das Ziel ist ja ein Fest, bei dem sich alle wohlfühlen. Gutes Essen, ein schöner Ort, entspannte Gastgeber. Und Gäste, die noch in zehn Jahren davon erzählen.
Du planst gerade deine Hochzeit und suchst noch nach der passenden Location oder dem passenden Catering? Schreib mir unter office@schlichtvegan.at . Ich schau mir gern mit dir an, was vor Ort möglich ist, und rechne dir ehrlich durch, was es braucht.
